Canaux de signalement pour les personnes entretenant des relations avec Attilio Giusti Leombruni S.p.A. (AGL spa)

1. Préambule

La présente note d'information s'adresse à toutes les personnes qui sont en relation avec Attilio Giusti Leombruni S.p.A. (AGL spa) et qui sont habilitées à signaler d'éventuels manquements au sein de l'entreprise dans lesquels elles seraient directement impliquées ou dont elles auraient eu connaissance.

La présente note d'information a pour but d'informer les potentiels auteurs de signalement de manière claire et concise sur le canal de signalement mis à disposition pour le « whistleblowing » (alerte éthique), sur son mécanisme de fonctionnement, sur la procédure et les délais de réponse, ainsi que sur le respect des dispositions légales en la matière par la Société.

Cette note d'information est mise à la disposition des personnes concernées par les moyens suivants :

• publication sur le site www.agl.com afin d'être accessible aux parties externes et mise à la disposition des travailleurs d'Attilio Giusti Leombruni S.p.A. (AGL spa) ;
• affichage sur les panneaux d'information de l'entreprise ;

Attilio Giusti Leombruni S.p.A. (AGL spa) se réserve le droit, à sa discrétion, de changer, modifier, ajouter ou supprimer toute partie de la présente note d'information à tout moment. Afin de faciliter la vérification d'éventuels changements, la note d'information contiendra l'indication de la date de mise à jour.

2. Canaux de signalement

Les canaux prévus par la réglementation en vigueur sont les suivants :

• Interne (dans le cadre du contexte professionnel) ;
• Externe (ANAC) ;
• Divulgation publique (par la presse, les médias électroniques ou les moyens de diffusion permettant d'atteindre un grand nombre de personnes) ;
• Dénonciation aux autorités judiciaires ou comptables.

En priorité, les auteurs de signalement sont encouragés à utiliser le canal interne et, uniquement sous certaines conditions, peuvent effectuer un signalement externe ou une divulgation publique.

Canal interne (dans le cadre du contexte professionnel)

Afin de favoriser la réception des signalements via le canal interne, AGL met à la disposition de ses employés et des parties prenantes externes un large éventail de canaux de communication, utilisables par courrier, par téléphone ou par signalement direct.

Signalement par courrier

Si l'auteur du signalement souhaite effectuer un signalement écrit, il doit adresser sa communication à :

c.a. Ufficio Segnalazioni – Viale Bettino Craxi 1 63812 Montegranaro FM, Italie

Conformément aux lignes directrices établies par l'ANAC, il est suggéré de placer le signalement dans deux enveloppes fermées, incluant, dans la première, les données d'identification de l'auteur du signalement, accompagnées d'une pièce d'identité ; dans la seconde, l'objet du signalement ; les deux enveloppes devront ensuite être placées dans une troisième enveloppe portant, à l'extérieur, la mention « réservée au gestionnaire du signalement - RISERVATO/CONFIDENZIALE ».

La correspondance ne sera ouverte que par le membre formellement chargé de la gestion du canal.

Signalement oral

Si l'auteur du signalement souhaite effectuer un signalement oral, il pourra utiliser la ligne téléphonique dédiée avec répondeur automatique intégré en composant le 0734-8975340. Ce numéro peut être utilisé tant pour effectuer un signalement en enregistrant un message que pour convenir d'un entretien direct avec le responsable du signalement afin de procéder à un signalement de vive voix.

Outre l'obligation de confidentialité imposée par sa fonction, le membre délégué à la gestion du canal est tenu au respect strict des précautions conçues pour garantir la confidentialité de l'auteur du signalement.

Si, pour les besoins de l'enquête, celui-ci doit transmettre le contenu du signalement, il ne pourra en aucun cas révéler :

• l'identité de l'auteur du signalement (si elle a été déclarée) ;
• des éléments permettant, même indirectement, de remonter à l'identité de l'auteur du signalement.

Il est rappelé que la protection de l'auteur du signalement ne peut être garantie si le signalement s'avère infondé et diffamatoire, ce qui constituerait alors un comportement dolosif de la part de l'auteur.

Canal externe (ANAC)

Les auteurs de signalement peuvent utiliser le canal externe (ANAC) lorsque :

• l'activation obligatoire du canal de signalement interne n'est pas prévue dans le contexte professionnel, ou bien que ce canal, même s'il est obligatoire, n'est pas actif ou, même s'il est activé, n'est pas conforme aux exigences de la loi ;
• la personne a déjà effectué un signalement interne qui n'a pas été suivi d'effet ;
• la personne a des motifs fondés de croire que, si elle effectuait un signalement interne, celui-ci ne serait pas suivi d'effet efficace ou qu'il pourrait entraîner un risque de représailles ;
• la personne a des motifs fondés de croire que la violation pourrait constituer un danger imminent ou manifeste pour l'intérêt public.

Les modalités de signalement sont détaillées sur le site de l'ANAC, à la page https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing#p3.

L'ANAC procède alors comme suit :

• donne avis à l'auteur du signalement de la réception de celui-ci dans un délai de 7 jours, sauf demande contraire expresse de la part de l'auteur ou si l'ANAC estime que cet avis porterait préjudice à la protection de la confidentialité de l'identité de l'auteur du signalement ;
• maintient les échanges avec l'auteur du signalement et lui demande, si nécessaire, des compléments d'information ;
• donne suite avec diligence aux signalements reçus ;
• mène l'instruction nécessaire pour donner suite au signalement, y compris par le biais d'auditions et de collecte de documents ;
• donne une réponse à l'auteur du signalement dans un délai de 3 mois ou, si des raisons justifiées et motivées le nécessitent, de 6 mois à compter de la date de l'avis de réception du signalement externe ou, à défaut d'un tel avis, de l'expiration du délai de 7 jours après réception ;
• communique à l'auteur du signalement l'issue finale de celui-ci.

Divulgation publique

Les auteurs de signalement peuvent procéder directement à une divulgation publique lorsque :

• la personne a préalablement effectué un signalement interne et externe ou a effectué directement un signalement externe sans qu'une réponse n'ait été donnée dans les délais établis concernant les mesures prévues ou adoptées pour donner suite aux signalements ;
• la personne a des motifs fondés de croire que la violation pourrait constituer un danger imminent ou manifeste pour l'intérêt public ;
• la personne a des motifs fondés de croire que le signalement externe pourrait entraîner un risque de représailles ou ne pas être suivi d'effet efficace en raison des circonstances spécifiques du cas concret, comme lorsque des preuves pourraient être dissimulées ou détruites, ou lorsqu'il existe une crainte fondée que le destinataire du signalement puisse être complice de l'auteur de la violation ou impliqué dans la violation elle-même.

Dénonciation à l'autorité judiciaire ou comptable

Selon les modalités prévues par la loi.

3. Personnes habilitées

Toutes les personnes énumérées à l'art. 3 du décret législatif n° 24/2023 sont habilitées à envoyer des signalements de manquements au sein de l'entreprise. À titre d'exemple et sans caractère exhaustif, le signalement peut être effectué par :

• les employés d'Attilio Giusti Leombruni S.p.A. (AGL spa) (tant les travailleurs de la structure que les travailleurs intérimaires) ;
• les professionnels libéraux/consultants/travailleurs indépendants, y compris ceux liés par un rapport de collaboration entretenant des relations avec Attilio Giusti Leombruni S.p.A. (AGL spa)

4. Extension de la protection

La protection des auteurs de signalement est garantie :

• dans le cas des travailleurs salariés d'Attilio Giusti Leombruni S.p.A. (AGL spa) pendant toute la durée du contrat, y compris la période d'essai, et elle est étendue aux phases de sélection, aux phases précontractuelles en général et, en cas de cessation du contrat de travail, au-delà de la fin de celui-ci, si le travailleur a eu connaissance ou a été victime de manquements dans l'entreprise pendant ou après la cessation de la relation de travail ;
• dans le cas des professionnels libéraux/consultants/travailleurs indépendants et autres personnes entretenant une relation de collaboration avec Attilio Giusti Leombruni S.p.A. (AGL spa) pour toute la durée de la relation, y compris les phases précontractuelles et au-delà de la fin du contrat, si la personne a eu connaissance ou a été victime d'un manquement dans l'entreprise pendant ou après la cessation de la relation.

5. Types de signalements admis

Peuvent faire l'objet d'un signalement tous les comportements ou faits qui, selon l'auteur du signalement, constituent ou sont potentiellement susceptibles de constituer des manquements de nature civile, pénale, administrative ou comptable et qui sont préjudiciables à un intérêt public ou privé.

À titre d'exemple, ce canal peut être utilisé pour signaler des faits ou des situations susceptibles de causer un dommage ou un préjudice à Attilio Giusti Leombruni S.p.A. (AGL spa), tels que par exemple :

• comportements mis en œuvre en violation du Modèle d'organisation, de gestion et de contrôle, du code éthique ou d'autres dispositions internes à l'organisation ;
• comportements illicites pertinents au sens du décret législatif 231/2001 ;
• comportements passibles de sanctions pénales ou administratives ;
• comportements susceptibles de causer des dommages ou des préjudices patrimoniaux, d'image ou aux autres ressources d'AGL ;
• comportements susceptibles de causer des dommages à l'environnement, à la santé et à la sécurité des ressources, des clients, des fournisseurs ou des citoyens en général, à la protection des données personnelles et à la sécurité des réseaux et des systèmes d'information.

6. Procédure de signalement interne

La personne qui souhaite effectuer un signalement interne peut procéder par envoi postal (version papier du signalement) ou par signalement oral.

L'auteur du signalement a la faculté de joindre des documents, des images (fichiers électroniques) qu'il juge utiles pour étayer et/ou compléter le signalement du manquement.

Dans un délai de 7 (sept) jours, le signalement est pris en charge et l'auteur peut en recevoir la confirmation par une communication écrite envoyée par courrier.

De la même manière, le gestionnaire des signalements peut interagir avec l'auteur si des approfondissements sont jugés nécessaires ou, s'il dispose déjà de tous les éléments nécessaires, il peut donner une réponse à l'auteur.

Dans tous les cas, même si le signalement ne constitue pas un manquement et/ou s'il est jugé infondé ou erroné (en raison de son contenu) sur un canal inadapté, une réponse est fournie à l'auteur dans un délai de 3 (trois) mois à compter de l'envoi du signalement.

7. Conservation de la documentation relative aux signalements

Conformément à l'art. 14 du décret législatif n° 24/2023, les signalements et la documentation y afférente sont conservés pendant le temps nécessaire au traitement du signalement et, en tout état de cause, pas plus de cinq ans à compter de la date de la communication de l'issue finale de la procédure de signalement, dans le respect des obligations de confidentialité visées à l'art. 12 du décret législatif n° 24/2023 et du principe visé aux articles 5, paragraphe 1, lettre e), du règlement (UE) 2016/679 et 3, alinéa 1, lettre e), du décret législatif n° 51 de 2018.

8. Respect de l'interdiction des actes de représailles

Conformément aux dispositions de l'art. 17 du décret législatif n° 24/2023, Attilio Giusti Leombruni S.p.A. (AGL spa) respectera l'interdiction de mettre en œuvre tout acte de représailles à l'encontre des auteurs de signalement.

WHISTLEBLOWING - Note d'information sur la protection des données personnelles selon les art. 13 et 14 du RGPD 679/2016

Conformément aux dispositions du Règlement UE 2016/679 (Règlement européen sur la protection des données personnelles), nous vous fournissons les informations requises concernant le traitement des données personnelles fournies. Il s'agit d'une note d'information établie conformément aux art. 13 et 14 du Règlement UE 2016/679 (Règlement européen sur la protection des données personnelles).

TYPE DE DONNÉES POUVANT ÊTRE TRAITÉES

Les données personnelles faisant l'objet du traitement relèvent des catégories suivantes :

Données personnelles de l'auteur du signalement en cas de signalements écrits effectués sous forme non anonyme :

• Communes obligatoires : nom, prénom, type de relation entretenue avec la Société ;
• Communes facultatives : catégorie professionnelle, rôle, qualification, numéro de téléphone, adresse e-mail.

Données personnelles de l'auteur du signalement en cas de signalements oraux effectués sous forme non anonyme

En cas de signalements effectués verbalement par téléphone ou lors d'un entretien spécifique demandé, les données personnelles traitées sont celles communiquées volontairement par l'auteur du signalement.

Données personnelles concernant la/les personne(s) signalée(s) et/ou d'autres personnes impliquées dans le signalement
Les données traitables sont celles que le lanceur d'alerte a souhaité fournir pour exposer les faits décrits dans le signalement. Dans ce cas, la Société n'est pas en mesure de déterminer a priori les données faisant l'objet du signalement, qui pourra donc également contenir des données particulières ou relatives à des condamnations pénales et des infractions. Lesdites données seront traitées sur des supports informatiques et papier garantissant leur sécurité et leur confidentialité. La documentation au format papier est limitée au strict nécessaire et archivée et conservée dans des armoires et des locaux équipés de serrures de sécurité.
LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT, conformément à l'art. 4 du Règl. UE 2016/679, est ATTILIO GIUSTI LEOMBRUNI S.P.A. (AGL SPA), représentée par son Représentant Légal, ayant son siège à Viale Bettino Craxi 1, 63812 Montegranaro FM, Italie, PEC attiliogiustileombruni@pec.it
FINALITÉS DU TRAITEMENT, BASE JURIDIQUE, DURÉE DE CONSERVATION et NATURE DE LA FOURNITURE
A) Exécution d'activités d'instruction et adoption de mesures :
vos données seront traitées dans le but d'effectuer les activités d'instruction nécessaires visant à vérifier le bien-fondé des faits faisant l'objet du signalement et l'adoption des éventuelles mesures qui pourraient s'avérer nécessaires.
Conformément à l'art. 6, paragraphe 1, lettre b), le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale (L. n° 179/2017, D.Lgs. n° 24/2023 portant « Mise en œuvre de la directive UE 2019/1937 »)
Vos données sont conservées pour une durée n'excédant pas celle nécessaire à la poursuite des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, conformément à ce qui est prévu par les obligations légales ou, en tout état de cause, pour permettre à la Société de protéger ses propres droits et intérêts ou ceux de tiers (ex. défense en justice).
Les données sont automatiquement supprimées de la plateforme 5 ans après la clôture du signalement.
La fourniture des données est facultative ; il reste entendu qu'un éventuel refus de répondre au moment de la collecte des informations, ou un éventuel refus du traitement des données, peut entraîner notre impossibilité objective de prendre en considération le signalement.
DESTINATAIRES OU CATÉGORIES DE DESTINATAIRES DES DONNÉES
Pour la poursuite des finalités susmentionnées, les données personnelles fournies pourront être rendues accessibles uniquement aux personnes qui, au sein de la Société, en ont besoin pour le rôle/la fonction exercé(e) en relation avec le processus de réception, d'analyse, d'instruction et de gestion des signalements et des éventuelles actions consécutives.
Ces personnes sont dûment formées afin d'éviter la perte, l'accès aux données par des tiers non autorisés ou des traitements non autorisés desdites données et, plus généralement, en relation avec les obligations en matière de protection des données personnelles. Les données peuvent également être traitées par des consultants externes et des tiers exerçant des fonctions techniques (par exemple, le fournisseur de la plateforme informatique), qui agissent en qualité de sous-traitants/sous-traitants ultérieurs et ont signé un contrat spécifique régissant précisément les traitements qui leur sont confiés ainsi que les obligations en matière de protection des données et de sécurité du traitement conformément à l'art. 28, paragraphe 3 du Règlement. Enfin, les données personnelles pourront également être transmises à d'autres responsables autonomes du traitement, en vertu de normes légales ou réglementaires (ex. Autorités publiques, Autorité judiciaire, Cour des comptes et ANAC).
TRANSFERT DE DONNÉES VERS UN PAYS TIERS
Vos données personnelles ne seront pas transférées en dehors de l'UE.
DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
Le Règlement UE 2016/679 (art. 15 à 22) confère aux personnes concernées l'exercice de droits spécifiques. En particulier, en relation avec le traitement de leurs propres données personnelles faisant l'objet de la présente note d'information, la personne concernée a le droit de demander à la Société l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation, l'opposition et la portabilité ; elle peut en outre introduire une réclamation auprès de l'Autorité de contrôle, qui en Italie est le Garante per la Protezione dei Dati Personali (art. 77 du Règlement UE 2016/679).
Conformément à l'article 2-undecies du D.lgs. n° 196/2003 et mod. suiv. (ci-après, En particulier, l'exercice de ces droits : - sera réalisable conformément aux dispositions légales ou réglementaires régissant le secteur (dont le D.lgs. 231/2001 tel que modifié par la L. n° 179/2017) ;
- pourra être retardé, limité ou exclu par une communication motivée et adressée sans délai à la personne concernée, à moins que la communication ne puisse compromettre la finalité de la limitation, pour le temps et dans les limites où cela constitue une mesure nécessaire et proportionnée, compte tenu des droits fondamentaux et des intérêts légitimes de la personne concernée, afin de préserver la confidentialité de l'identité du lanceur d'alerte ;
- dans de tels cas, les droits de la personne concernée peuvent être exercés également par l'intermédiaire du Garante selon les modalités prévues par l'article 160 du Code de confidentialité, auquel cas le Garante informe la personne concernée qu'il a effectué toutes les vérifications nécessaires ou qu'il a procédé à un réexamen, ainsi que du droit de la personne concernée d'introduire un recours juridictionnel.
À tout moment, la personne concernée pourra demander à exercer ses droits auprès d'ATTILIO GIUSTI LEOMBRUNI S.P.A. (AGL SPA) en envoyant une communication écrite à l'adresse suivante : Viale Bettino Craxi 1, 63812 Montegranaro FM, Italie, ou par PEC à attiliogiustileombruni@pec.it.

MODIFICATIONS DE LA NOTE D'INFORMATION
Le responsable du traitement se réserve le droit, à sa discrétion, de changer, modifier, ajouter ou supprimer toute partie de la présente note d'information sur la confidentialité, à tout moment. Afin de faciliter la vérification d'éventuels changements, la note d'information contiendra l'indication de la date de mise à jour.



Date de mise à jour 14.12.2023
Le Responsable du Traitement ATTILIO GIUSTI LEOMBRUNI S.P.A. (AGL SPA)